Die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden wirft bei vielen Firmen noch Fragen auf. Einige erfassen die geleisteten Stunden mit Hilfe einer Excel-Datei, andere verlangen immer noch veraltete Papierbelege und wieder andere nutzen dafür unübersichtliche E-Mails. Das Problem bei diesen Erfassungsmethoden ist zweifach. Zum einen ist das Ganze fehleranfällig und gestaltet sich zum anderen sehr zeitaufwendig. Die Zeiterfassung mit einer Stechuhr ist daher die ideale Lösung. Nachfolgend kannst du über die größten Vorteile davon lesen!
Mehr Zeit für wichtigere Dinge
Du bist Unternehmer geworden, um das zu tun, was du gut kannst und was dir Spaß macht und das ist nicht, die Stunden zu zählen. Das soll aber nicht heißen, dass das nicht wichtig ist. Es ist eine dieser notwendigen Aufgaben, die du lieber umgehen würdest und wenn sie schon erledigt werden muss, dann so schnell wie möglich. Durch die Nutzung eines Online-Tools, bei dem die Mitarbeiter alles selbst eintragen und du im Handumdrehen einen kompletten Überblick bekommst, bleibt mehr Zeit für wichtigere Dinge.
Mehr Kontrolle über die Stunden
Mit einem guten Zeiterfassungssystem hast du viel mehr Kontrolle über die Anzahl der geleisteten Stunden. Das gilt für die Anzahl der Stunden eines Mitarbeiters, aber beispielsweise auch für eine ganze Abteilung. Es ist viel einfacher, die Produktivität einzuschätzen oder festzustellen, ob zum Beispiel neues Personal benötigt wird.
Weniger Fehler
Weil der menschliche Faktor wegfällt, gibt es weniger Fehler. Das klingt zwar etwas albern, aber Menschen machen nun einmal Fehler. Das kann sowohl auf der Seite der Mitarbeiter als auch auf der Seite der Verwaltung vorkommen. Die herkömmliche Vorgehensweise ist daher anfälliger für Fehler, aber auch für Betrug oder Unachtsamkeit. Diese Fehler können durch Automatisierung ausgeschlossen werden.
Ein Überblick darüber, wer arbeitet
Wenn du mehrere Angestellte hast, fragen du und andere Mitarbeiter sich vielleicht, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich arbeitet. Wer ist präsent, während ich selbst nicht arbeite? Ist zu allen Zeitpunkten jemand anwesend? Kann ich zu dieser Zeit gehen, ohne ein Problem im Büro zu verursachen? Mit der Online-Zeiterfassung siehst du immer in Echtzeit, wer gerade da ist, wie viele Stunden gearbeitet werden und wie hoch die Auslastung ist. Du kannst dies also immer anpassen, wenn es notwendig ist. Du bist nicht mehr auf Scheine, E-Mails oder das Vertrauen deiner Mitarbeiter angewiesen. Und nicht nur das, du hast auch einen viel besseren Überblick. Wenn es zum Beispiel ruhig ist und du siehst, dass die Auslastung hoch ist, kannst du diese herunterfahren. Diese Art der Zeiterfassung bietet viele Vorteile für die Auslastung und wie du diese regulieren kannst.
Es ist kosteneffizient
Ein Uhrensystem, das alles in einer Übersicht anbietet, ist sehr kosteneffizient. Du kannst die Personalkosten exzellent steuern und sicherstellen, dass du nicht zu viel, zu wenig oder zu teures Personal hast. Außerdem hast du die Möglichkeit, während des Tages und zu jeder Periode Anpassungen vorzunehmen, die auf problemlos abrufbaren Informationen basieren. Die Arbeitskosten pro Stunde, pro Mitarbeiter oder pro Abteilung sind ebenfalls leicht einzusehen.
Sehr einfache Berichte
Die korrekte Registrierung von Stunden mit einer geeigneten Software lässt sich auch leicht in wertvolle und spezifische Berichte umsetzen. So musst du nicht mehr schätzen, wie viele Lohnkosten anfallen oder wie viele Stunden du brauchst. Mit ein paar Knopfdrücken hast du alle Informationen, die du brauchst. Die Geschäftsprozesse werden dadurch sehr übersichtlich. Außerdem hast du einen klaren Überblick über Abwesenheit, Krankenstand und Planung. Wenn du dies an die Mitarbeiter kommunizierst, kannst du deine Argumentation mit Zahlen belegen.
Eine ordentliche Stundenerfassung bietet also nur Vorteile für deinen Betrieb!
